Le conseil de Zeist est un organisme local innovant et dynamique qui utilise le public pour connaître les répercussions de ses décisions. 
Lors de sa transition, le conseil de Zeist, dans la province d'Utrecht, aux Pays-Bas, manquait un peu d'espace pour ses bureaux. Cet organisme local, très novateur, utilisait alors Nokia Lumia pour élargir ses opérations et proposer ses services à une population d'environ 60 000 habitants. 
L'hébergement provisoire est nécessaire car une nouvelle mairie est en cours de construction sur une partie du site de l'ancienne. Les employés ont donc du chercher refuge ailleurs. Et il faut bien sûr pouvoir les joindre facilement. « Depuis juillet 2012, les employés du Conseil de Zeist ne possèdent plus de lignes fixes. Tout le monde possède un Nokia Lumia 800 servant à la fois d'appareil de communications fixe et mobile. Et cela marche très bien, affirme Ralf Hermsen, coordinateur de l'administration du système pour le Conseil de Zeist. « Début 2012, nous avons entendu que nous allions déménagé durant l'année et devrions occuper provisoirement un bâtiment peu spacieux pour notre manière habituelle de travailler. Cela a été le point de départ de notre Nouvelle Méthode de travail, plus tôt que prévu. » | Challenge
Intégrer le fixe et le mobile sur un smartphone solide, synchroniser parfaitement avec l'environnement MS Office et donc offrir une meilleure assistance pour suivre la Nouvelle méthode de travail. Produits Nokia Lumia 800 avec système d'exploitation Windows Phone – Microsoft Lync. |
Résultats
Les employés du Conseil peuvent voir le statut des autres et communiquer rapidement à l'aide des conversations de Lync. Intégration facile avec Microsoft Exchange (intégration avec Lync), économies en privilégiant les Lumia par rapport à d'autres smartphones : les employés travaillent plus vite et sont plus flexibles, meilleure visibilité et plus joignables, pas de problèmes d'intégration aux plateformes Microsoft. |
« Pour nous, un smartphone Nokia avec Windows Phone offre un maximum d'atouts pour une infrastructure entièrement intégrée. »
Nouvelle méthode de travail
« Nous avons cherché différentes alternatives. Par exemple, nous avons assisté à des essais de mobiles sous Android au Conseil d'Houten, et des essais sous Microsoft Lync à celui de Nieuwegein. Nous avons également étudié les possibilités offertes par les iPhones et iOS. Mais les systèmes d'exploitation revenaient trop chers ou entraînaient des problèmes au moment d'utiliser les produits Microsoft que nous utilisons pour l'automatisme de nos bureaux. Par exemple, pour
se synchroniser avec les calendriers Outlook, et ouvrir des fichiers sous Word, actions parfaitement gérées par Windows Phone. Pour nous, un smartphone Nokia avec Windows Phone offre un maximum d'atouts pour une infrastructure entièrement intégrée » explique Hermsen.
| LogiqueDans ce sens, le choix de Nokia était une étape réellement logique. Mais se porter sur le Nokia Lumia 800 apporte un grand nombre d'autres avantages. Nous avons essayé plusieurs mobiles Nokia, mais le Lumia 800 et son design monobloc rigide s'avérait être la meilleure option.
Hermsen : « Le Lumia 800 possède une coque en une seule pièce faite en polycarbonate. Cela rend ce smartphone très résistant, il peut presque tout supporter. Étant donné que les employés reçoivent tous leurs appels (internes et externes) sur le Lumia 800, ils ont besoin d'un mobile résistant. » |
Tous connectés à Lync
En plus des smartphones Lumia, le Conseil a acheté Microsoft Lync. Hermsen : « Lors de cette phase initiale, nous avons utilisé deux fonctionnalités de Lync : Conversation et Présence. L'option d'appel au travers de Lync arrivera lors du premier ou deuxième trimestre 2013. »
Microsoft Lync permet aux employés d'être toujours joignables. Comme plus personne ne travaille au bureau et que ce genre de travail flexible implique ne jamais être au même endroit, les employés peuvent ne plus se voir. Grâce à Lync, ils peuvent désormais informer leurs collègues de l'endroit où ils se trouvent. Leur statut demeure aussi visible. Le statut se synchronise avec le calendrier d'Outlook : si une personne se trouve en réunion, ses collègues en sont informés en un clin d'œil car son statut affiche "occupé". Lync offre aussi des fonctionnalités étendues de communication unifiée. Les employés peuvent, entre autres choses, travailler ensemble où qu'ils se trouvent (collaboration et co-création).
ImplémentationL'implémentation s'est faite sans accroc. « Notre partenaire en télécommunication, Into Telecom, nous a fait une proposition très alléchante. Nexct nous est aussi venu en aide au niveau de l'implémentation de Lync. Ils ont tenu un vrai rôle de partenaire, en comprenant nos besoins, et en nous aidant à prendre les bonnes décisions grâce à leurs solides connaissances du marché, » poursuit Hermsen. « Pour l'introduction, nous avons organisé près de 35 sessions, dans lesquelles nous nous sommes entièrement investis. Cela inclus le lancement officiel du Nokia Lumia par le département des ressources humaines, en mettant surtout l'accent sur le fonctionnement des mobiles, l'installation des applis et des choses pratiques de ce genre. » L'avantage principal d'un même mobile pour tous les employés est que ces derniers peuvent s'entraider. Et Hermsen s'est aperçu que de grandes choses se passaient ! Lorsque certains ne parvenaient pas à faire fonctionner quelque chose : ils allaient se renseigner auprès des autres. Cela a été très efficace. | |