Hvordan fleksibelt arbejde blev lettere for kommunen

Zeists byråd er innovativt og dynamisk, som bruger offentligheden, når de skal træffe beslutninger.

I løbet af en overgangsperiode stod Zeists byråd i Utrecht, Holland og manglede mere kontorplads. Derfor brugte den proaktive kommune Nokia Lumia til at udbrede sine aktiviteter til gavn for 60.000 borgere.

Der trængtes midlertidigt til et opholdssted, da et nyt rådhus blev bygget, hvor det gamle stod, hvilket betød at de ansatte måtte finde et andet sted at opholde sig, mens byggeriet fandt sted. Og de skulle naturligvis være til at komme i kontakt med. “Siden juli 2012 har medarbejderne i Zeists byråd ikke haft fastnettelefoner. Alle har fået en Nokia Lumia 800, der fungerer både som fastnet- og mobiltelefon. Den virker virkelig godt, siger Ralf Hermsen, systemadministrationskoordinator i Zeist. “I starten af 2012 hørte vi, at vi skulle flytte i år og at vi midlertidigt skulle være i en bygning, som ikke var stor nok til vores almindelige måde at arbejde på. Det var årsag til at indføre en ny måde at arbejde på end tidligere planlagt."

Udfordring

For at integrere fastnet og mobil på en smartphone, som er robust, synkronisér med MS Office for optimal understøtning af den nye måde at arbejde på.

Produkter

Nokia Lumia 800 med Windows Phone-styresystem – Microsoft Lync.

Resultater

Kommunens medarbejdere kan se hinandens status og kommunikere hurtigt med Lync-chat. Problemfri integration med Microsoft Exchange – integration med Lync – omkostningsbesparelser som resultat af at vælge Lumia i stedet for andre smartphones – medarbejderne kan arbejde hurtigere og mere fleksibelt – bedre synlighed og kontaktmuligheder – problemfri integration med Microsoft-platforme.

"For os giver en Nokia-smartphone med Windows maksimale fordele med fuldt integreret infrastruktur."

Den nye måde at arbejde på

For at understøtte den nye måde at arbejde på, søgte Hermsen efter en kommunikationsløsning med optimal støtte for alle nu og fremover.

“Vi så på forskellige alternativer. Vi var fx med til at teste Android-telefoner hos Houtens byråd og Microsoft Lync hos Nieuwegeins byråd. Vi så også på mulighederne med iPhones og iOS. Begge styresystemer var enten for dyre eller forhindrede driften af de Microsoft-produkter vi bruger til på kontoret. Eksempelvis synkronisering med Outlook-kalendere og åbning af Word-filer – begge dele klarer Windows Phone perfekt. For os giver en Nokia-smartphone med Windows maksimale fordele med fuldt integreret infrastruktur.", forklarer Hermsen.

Logisk

På den måde var det logisk at vælge Nokia. Men med Nokia Lumia 800 får vi en række andre fordele. Vi testede forskellige Nokia-telefoner, men det helstøbte design med skærm til kanten gjorde at Lumia 800 vandt.

Hermsen: “Lumia 800 er lavet i et enkelt polycarbonatstel. Det gør denne smartphone meget holdbar, og den kan klare hård behandling. Idet medarbejderne får alle opkald, både interne og eksterne på deres Lumia 800, skal de have en robust telefon.”

Alle bruger Lync

Udover Lumia-smartphones valgte kommunen også Microsoft Lync. Hermsen: “I den første fase bruger vi to Lync-funktioner: Chat og tilstedeværelse. Muligheden for at ringe til hinanden med Lync implementeres i første eller andet kvartal af 2013.”

Microsoft Lync gør medarbejderne tilgængelige for hinanden. Idet ikke alle arbejder på kontoret og har fleksible arbejdstider, vil alle folk ikke være på samme sted hver dag og kan miste kontakten til hinanden. Med Lync kan de let informere deres kollegaer, om hvor de er. Deres status vises også. Deres status synkroniseres med Outlook-kalenderen – er du i et møde, kan kollegaerne se, at din status er ‘optaget’. Lync har også omfattende Unified Communication-funktioner. Det betyder bl.a., at medarbejderne kan arbejde sammen uanset sted (samarbejde eller fælles arbejde).

Implementering

Implementeringen gik uden problemer. “Vores telekommunikationspartner gav os et godt tilbud. Nexct hjalp os også meget med implementeringen af Lync. De fungerede som en ligeværdig partner og forstod vores behov og hjalp os med vores beslutninger baseret på deres viden om markedet,” forklarer Hermsen. “Som introduktion lavede vi ca. 35 sessioner, som vi selv arrangerede.

Heri indgik den officielle lancering af Nokia Lumia fra HR, selvom fokus var på at forklare telefonernes funktion, installation af apps og andre praktiske ting.” Det gode ved at alle bruger samme telefon er, at alle kan hjælpe hinanden. Og det sker i stor stil ifølge Hermsen. Hvis folk ikke kan få noget til at virke, går de hen til nogen og spørger. Det er utroligt effektivt.
Frygten for at navnlig ældre kollegaer ikke kan vende sig til smartphone-konceptet med Lumia 800 viste sig at være ubegrundet. “Jeg var overrasket over, at der kun var få spørgsmål om brugen af Lumia 800 og Windows Phone. Vi fik faktisk kun positive reaktioner. Vi er også meget tilfredse med Windows Phone Store. Antallet af apps vokser konstant og alle apps kontrolleres før, de accepteres i Windows Phone Store. Det betyder, at der er mindre risiko for, at der kommer malware i netværket som følge af downloadede apps, end det er tilfældet ved åbne markedspladser. Til sidst vil jeg bare sige, at alle synes Nokia Lumia 800 ser fantastisk godt ud,” siger Hermsen.

Download casestudie