Zeist Council adalah pemerintah daerah yang inovatif dan dinamis yang menggunakan masyarakat sebagai papan suara bagi keputusan yang mereka ambil. 
Selama masa transisi, Zeist Council di Utrecht, Belanda, kekurangan ruang kantor. Sehingga pemerintah daerah setempat yang berwawasan jauh ke depan ini menggunakan Nokia Lumia untuk memperluas operasi mereka melayani 60.000 penduduk 
Akomodasi sementara dibutuhkan karena balai kota baru yang megah sedang dibangun menyita sebagian bangunan lama, yang berarti karyawan harus mengungsi untuk sementara. Dan tentunya mereka harus siap dihubungi. “Sejak Juli 2012, karyawan Zeist Council tidak lagi mempunyai saluran telepon tetap. Setiap orang disediakan Nokia Lumia 800 yang berfungsi sebagai kombinasi telepon tetap dan seluler. Dan ini berjalan dengan baik sekali, kata Ralf Hermsen, Koordinator Administrasi Sistem untuk Zeist Council. “Di awal 2012 kami sudah tahu bahwa kami akan pindah tahun ini dan untuk sementara harus menempati gedung yang tidak cukup besar untuk cara kerja kami yang biasanya. Itu pertanda untuk mulai memperkenalkan New Way of Working lebih dini dari yang direncanakan.” | Challenge
To integrate fixed and mobile on a smartphone that is hardwearing, synchronises perfectly with the MS Office environment and thereby provides optimum support for the New Way of Working. Products Nokia Lumia 800 with Windows Phone operating system – Microsoft Lync. |
Results
Council employees can see each other’s status and communicate quickly using Lync chat. Seamless integration with Microsoft Exchange – integration with Lync – cost savings as a result of choosing Lumias over other smartphones – employees work faster and are more flexible – improved visibility and contactability – trouble-free integration with Microsoft platforms. |
"Bagi kami, smartphone Nokia dengan Windows Phone menawarkan manfaat maksimal atas infrastruktur yang terintegrasi penuh."
New Way of Working
“Kami telah mempertimbangkan berbagai alternatif. Misalnya, kami telah mengetes berbagai handset Android di Houten Council dan mengetes Microsoft Lync di Nieuwegein Council. Kami juga telah mempertimbangkan peluang yang ditawarkan oleh iPhones dan iOS. Kedua sistem operasi tersebut ternyata sangat mahal atau menimbulkan kendala yang menghalangi kelancaran pengoperasian produk Microsoft yang kami gunakan untuk otomasi kantor. Contohnya
adalah menyinkronkan dengan kalender Outlook dan membuka file Word – dua hal yang ditangani dengan sempurna oleh Windows Phone. Bagi kami, smartphone Nokia dengan Windows Phone menawarkan manfaat maksimal atas infrastruktur yang terintegrasi penuh,” jelas Hermsen.
| LogisKarena itu, memilih Nokia merupakan langkah yang sangat logis. Namun bekerja dengan Nokia Lumia 800 memberikan banyak manfaat lain. Kami telah mengetes berbagai handset Nokia, namun Lumia 800, dengan desain bodi menyatu yang kokoh, menjadi yang terbaik.
Hermsen: “Lumia 800 menggunakan selubung polikarbonat tunggal. Itu yang membuat smartphone ini sangat awet, dan tahan terhadap penanganan yang kasar. Karena karyawan menerima semua panggilan mereka – baik internal maupun eksternal – di Lumia 800, mereka butuh perangkat yang tangguh.” |
Setiap orang terhubung dengan Lync
Selain smartphone Lumia, Council juga membeli Microsoft Lync. Hermsen: “Tahap pertama ini kami menggunakan dua fungsionalitas Lync: Chat dan Presence. Pilihan untuk panggilan melalui Lync akan diterapkan dalam triwulan pertama atau kedua 2013.”
Microsoft Lync membuat karyawan dapat dihubungi sepenuhnya. Karena tidak setiap orang bekerja di kantor dan pekerjaan yang fleksibel berarti orang tidak berada di tempat yang sama setiap hari, mereka bisa ‘terputus’ satu sama lain. Dengan Lync, mereka dapat dengan mudah saling mengetahui lokasi masing-masing. Status mereka juga terlihat. Status disinkronkan dengan kalender Outlook – jika ada yang sedang rapat, rekan-rekannya dengan sekilas dapat melihat status mereka sedang ‘sibuk’. Lync juga menyediakan fitur ekstensif Unified Communication. Antara lain itu berarti bahwa karyawan dapat bekerja sama di mana pun lokasi mereka berada (kolaborasi dan pengerjaan bersama).
ImplementasiImplementasi berlangsung tanpa hambatan. “Mitra telekomunikasi kami, Into Telecom, memberikan penawaran yang sangat menarik. Nexct juga sangat banyak membantu kami dalam implementasi Lync. Mereka bertindak sebagai mitra sejati yang memahami kebutuhan kami dan mendukung kami dalam pengambilan keputusan dengan pengetahuan mereka tentang pasar,” lanjut Hermsen. “Untuk pendahuluan, kami menyelenggarakan sekitar 35 sesi yang sepenuhnya kami lakukan serentak. Ini termasuk peluncuran resmi Nokia Lumia oleh departemen SDM, walaupun penekanannya pada penjelasan mengenai cara kerja ponsel, menginstal aplikasi dan hal-hal yang lebih praktis.” Manfaat terbesar dalam menggunakan handset universal bagi karyawan adalah karena setiap orang dapat saling membantu. Dan Hermsen menyadari manfaat tersebut. Jika orang-orang tidak dapat mengerjakan sesuatu, mereka akan menghubungi dan bertanya pada seseorang. Hal itu sangat efektif. | |