Mobiele e-mail voor wereldwijd bedrijf

JCDecaux is Europa's grootste bedrijf voor buitenreclame, met 9940 medewerkers in 55 landen die allemaal de nieuwste informatie met hun klanten moeten delen. Lees meer over hoe JCDecaux hun wereldwijde bedrijfsaanwezigheid ingesteld heeft via mobiele e-mail van Nokia.

JCDecaux beheert één miljoen billboards over de hele wereld. Het is het grootste bedrijf voor buitenreclame in Europa en wereldwijd het tweede, met een geschatte omzet van 2009 van €1,92 miljard. Door zijn aanwezigheid op alle gebieden van de markt, billboard, transport en digitaal, zorgt voor een unieke positie op de markt voor buitenreclame.

"Door e-mails onderweg op te halen en te lezen kunnen onze werknemers sneller reageren."

Met bijna 10.000 werknemers die samen één miljoen reclamepanelen over de hele wereld beheren, is de doorloop, update en uitwisseling van data een constante vereiste. De mensen van JCDecaux moeten voortdurend de nieuwste informatie delen met hun klanten, waardoor externe toegang tot de bedrijfsservers van essentieel belang is. "We weten uit ervaring dat onze werknemers effectiever zijn in het veld als ze toegang tot hun e-mail hebben," vertelt Amrish Patel, Information Systems Support Manager bij JCDecaux.

In Engeland had het bedrijf eerder een BlackBerry aan een klein aantal senior executives gegeven. Hoewel ongeveer 700 werknemers gebruik maakte van een mobiel toestel, hadden er slechts ongeveer 100 toegang tot e-mail en agendafuncties via BlackBerry. "Mijn team moest uitzoeken hoe we 600 gebruikers aan ons systeem konden toevoegen op een manier die goedkoper was dan onze bestaande oplossing," zegt Dhr. Patel. "Tegelijkertijd wilden we graag een systeem kiezen dat ons niet zou opzadelen met installatieproblemen, zoals het beheren van extra servers."

 

Op zoek naar een soepele integratie

Op de lange lijst eisen van het IT-team stonden ook hardware en software die eenvoudig te integreren moesten zijn met Microsoft Exchange. Daarnaast moesten de telefoons voor de werknemers gebruiksvriendelijk genoeg zijn zodat ze op de korte en lange termijn gebruikt konden worden.

JCDecaux werkte al met Vodafone Global Enterprise als mobiele provider. Omdat Mail for Exchange op een Nokia-smartphone een slimme manier is om mobiele toestellen te verbinden met een Microsoft Exchange-server, werd besloten telefoons van Nokia te gebruiken op het netwerk van Vodafone. "Door deze oplossing hadden we geen extra licenties, middleware of extra servers nodig," vertelt Dhr. Patel. "En veel van onze werknemers waren al bekend met de telefoons van Nokia."

“Onze werknemers zijn onderweg effectiever als ze toegang hebben tot hun e-mail.” 

Het juiste toestel kiezen

JCDecaux heeft gekozen voor de Nokia E63, een telefoon die ontwikkeld is voor zakelijk gebruik met een volledig QWERTY-toetsenbord, een groot scherm van hoge kwaliteit en speciale toetsen voor agenda, contacten en het online delen van bestanden.

Alternatieve oplossingen werden overwogen, maar dit leidde meestal tot aanzienlijke extra kosten voor servers en licenties. Nog een pluspunt: de smartphones van Nokia beschikken over ongeveer dezelfde mogelijkheden als high-end Windows-telefoons, maar kosten aanzienlijk minder. "We hebben verschillende andere toestellen geprobeerd, maar Nokia voldeed het beste aan onze eisen," zegt Dhr. Patel.

Als laatste op de lijst, maar zeker niet onbelangrijk, hebben Vodafone en Nokia een bewezen geschiedenis met verschillende toestellen in meerdere landen - een belangrijke overweging voor JCDecaux. "Het is belangrijk dat Nokia het bereik en de merkaanwezigheid heeft om ons te helpen een oplossing te implementeren voor zakelijke telefonie voor al onze eindgebruikers in al onze activiteiten," zegt Dhr. Patel.

Eenvoudig te installeren met lagere kosten

Het team van Amrish Patel bestaat uit vier mensen die de telefoons kunnen installeren. Iedere gebruiker heeft op de server standaard toegang tot Mail for Exchange, dus alleen de client-zijde van de oplossing hoeft geïnstalleerd te worden, nieuwe gebruikers hoeven niet op de server geïnstalleerd te worden.

"Alles loopt vanaf Active Directory, dus het beheer is vereenvoudigd en wordt gewoon onderdeel van het reguliere derdelijnsonderhoud van de server," zegt Dhr. Patel. Een belangrijk voordeel van Mail for Exchange is dat er geen aparte server of extra licenties nodig zijn, waardoor JCDecaux de totale eigendomskosten laag kan houden. Dit zorgde voor een algehele oplossing die goed werkte met de bestaande infrastructuur die heel kosteneffectief is.

Gemakkelijker, productiever

Door de investering in mobiele e-mailtechnologie kan JCDecaux beter reageren op klanten en tegelijkertijd blijven administratietaken en de kosten die gekoppeld zijn aan een grotere mobiele vloot tot een minimum beperkt.

Omdat er minimale training nodig is, maakten werknemers van JCDecaux direct veel gebruik van hun nieuwe mobiele e-mailmogelijkheid en maken ze steeds meer gebruik van het mobiele internet. Het bedrijf bekijkt nu ook wat de mogelijkheden zijn voor het implementeren van een mobiele oplossing voor Customer Relationship Management (CRSM).