De gemeenteraad van Zeist is een innovatieve en dynamische lokale raad die het publiek als klankbord gebruikt wanneer er beslissingen genomen moeten worden. 
Tijdens een transitieperiode had de gemeenteraad Zeist te weinig kantoorruimte. Dus deze slimme lokale raad gebruikte de Nokia Lumia om haar activiteiten uit te breiden naar een bevolkingsgroep van 60.000 personen 
De tijdelijke accommodatie is nodig omdat er een prachtig nieuw gemeentehuis wordt gebouwd naast het oude, wat betekent dat werknemers tijdelijk elders hun onderkomen moeten zoeken. En natuurlijk moeten ze goed bereikbaar zijn. "Sinds juli 2012 hebben de werknemers van de gemeenteraad van Zeist geen vaste lijnen meer. Iedereen kreeg een Nokia Lumia 800 die dienst deed als gedeelde vaste en mobiele lijn. En dat werkt uitzonderlijk goed, vertelt Ralf Hermsen, Systeembeheercoördinator bij de gemeenteraad van Zeist. "Begin 2012 hoorden we dat we dit jaar zouden verhuizen en dat we tijdelijk naar een gebouw zouden gaan dat niet groot genoeg was voor de traditionele manier van werken. Dat was het teken om eerder dan gepland te beginnen met de introductie van de nieuwe manier van werken." | Uitdaging
Het samenvoegen van vast en mobiel op een smartphone die veel gebruikt wordt, perfect synchroniseert met de MS Office-omgeving en dus optimale ondersteuning biedt voor de nieuwe manier van werken. Producten Nokia Lumia 800 met Windows Phone-besturingssysteem - Microsoft Lync. |
Resultaten
Werknemers van de gemeenteraad kunnen ook elkaars status zien en snel met elkaar communiceren via Lync Chat. Naadloze integratie met Microsoft Exchange - integratie met Lync - kostenbesparingen door Lumia te kiezen in plaats van een andere smartphone - werknemers werken sneller en zijn flexibeler - verbeterde zichtbaarheid en bereikbaarheid - probleemloze integratie met Microsoft-platforms. |
"Voor ons biedt een Nokia-smartphone met Windows Phone het maximaal aantal voordelen van een volledig geïntegreerde infrastructuur."
De nieuwe manieren van werken
"We hebben verschillende alternatieven bekeken. We hebben bijvoorbeeld bij testen van Android-telefoons gekeken bij de gemeenteraad van Houten en bij testen van Microsoft Lync bij de gemeenteraad van Nieuwegein. We hebben ook de mogelijkheden van iPhones en iOS bekeken. Beide besturingssystemen bleken of te duur of hadden teveel haken en ogen, waardoor een soepele werking van de Microsoft-producten die we gebruiken voor kantoorautomatisering niet mogelijk was. Voorbeelden hiervan zijn
het synchroniseren met Outlook-agenda's en het openen van Word-bestanden - wat op Windows Phone perfect gaat. Voor ons biedt een Nokia-smartphone met Windows Phone het maximaal aantal voordelen van een volledig geïntegreerde infrastructuur."
| LogischIn dat opzicht was Nokia een hele logische stap. Maar werken met de Nokia Lumia 800 biedt nog een aantal extra voordelen. We hebben verschillende telefoons van Nokia getest, maar de Lumia 800, met zijn stevige design uit één stuk, kwam als beste naar voren.
Hermsen: "De Lumia 800 heeft een behuizing van polycarbonaat uit één stuk. Daardoor is deze smartphone heel erg duurzaam, hij kan tegen een stootje. Omdat werknemers al hun gesprekken, zowel intern als extern, op de Lumia 800 ontvangen, hebben ze een robuust toestel nodig." |
Iedereen is Lync-ed
Naast de Lumia-smartphones heeft de gemeenteraad ook Microsoft Lync gekocht. Hermsen: "Tijdens deze initiële fase gebruiken we twee functies van Lync: Chat en Presence. De mogelijkheid tot bellen via Lync wordt in het eerste of tweede kwartaal van 2012 geïmplementeerd."
Door Microsoft Lync zijn werknemers volledig bereikbaar. Omdat niet iedereen op kantoor werkt en flexibel werken betekent dat mensen niet iedere dag op dezelfde plek zijn, kunnen ze elkaar 'uit het oog verliezen'. Met Lync kunnen ze hun collega's eenvoudig laten weten waar ze zijn. Hun status is ook zichtbaar. De status wordt gesynchroniseerd met de agenda van Outlook, als iemand een vergadering heeft, kunnen collega's direct zien dat zijn status op 'bezet' staat. Lync biedt ook uitgebreide functies voor Unified Communication. Dat betekent onder andere dat werknemers samen kunnen werken, ongeacht waar ze zich bevinden (collaboration en co-creation).
ImplementatieDe implementatie verliep vlekkeloos. "Onze telecompartner Into Telecom heeft ons een heel aantrekkelijk aanbod gedaan. Nexct heeft ook enorm goed geholpen met de implementatie van Lync. Ze ontpopten zich tot echte partner, wisten wat we wilden en ondersteunden ons in onze beslissingen met hun kennis van de markt," vertelt Hermsen. "Voor de introductie hebben we ongeveer 35 sessies georganiseerd, die we helemaal zelf hebben opgesteld. Hieronder vielden de officiële uitgifte van de Nokia Lumia door de HR-afdeling, hoewel de nadruk lag op de uitleg van hoe de telefoon werkt, het installeren van apps en meer van dat soort praktische zaken." Het ideale aan een universele telefoon voor alle werknemers is dat iedereen elkaar kan helpen. En Hermsen ziet dat heel veel gebeuren. Als mensen iets niet aan de praat krijgen, lopen ze naar een ander om het te vragen. Dat werkt heel effectief. | |